Секретарь руководителя

Описание

На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование с опытом работы в сфере делопроизводства.

Обязанности

Секретарь выполняет следующие обязанности: Обеспечивает своевременную и полную передачу информации по документам, поступившим по официальным каналам электронной и факсимильной связи, используемым в ОАО РЖД , начальнику депо, а в случае его временного отсутствия заместителю начальника депо, исполняющему его обязанности. Организует проведение телефонных переговоров начальника депо, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Регистрирует в ЕАСД входящие документы, поступившие из сторонних организаций. Регистрирует в ЕАСД исходящие документы, протоколы, поручения, приказы и распоряжения, подготовленные установленным порядком работниками депо. Осуществляет контроль за ходом исполнения поручений и снятием их с контроля в установленном порядке. На основании ведомостей ЕАСД ведет учет, обобщение, подготовку анализа хода и результатов исполнения документов. Готовит для начальника депо информацию о состоянии дел с исполнением документов и вырабатывает предложения по своевременному и качественному их исполнению. В течение рабочего времени постоянно осуществляет контроль за поступающими по электронной почте сообщениями и документами, проверяет их по срокам исполнения, важности и доводит информацию до начальника депо. Оказывает консультативную поддержку работникам подразделений депо при работе в системе электронного документооборота ЕАСД. По поручению начальника депо печатает письма, содержащие решение вопросов административно-организационного характера, необходимые для его работы. Ведет календарь рабочего дня начальника депо. Организует приём посетителей. Подготавливает для начальника депо авансовый отчет о командировке и связанных с ней денежных расходах. Предоставляет работникам вышестоящих организаций справочную информацию по осуществлению деятельности начальника депо, поступившим ему на рассмотрение и подписание документам. Выполняет отдельные служебные поручения начальника депо по административно-организационным вопросам. Организует проставление печати на командировочные удостоверения. Секретарь, выполняя возложенные на него функции, обязан: - соблюдать требования по сохранению коммерческой тайны; - своевременно выполнять поручения начальника депо; - обеспечивать сохранность документов; - соблюдать правила и нормы делового общения, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и посетителями.

Условия

Оплата проезда