Делопроизводитель

Описание

Начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

Обязанности

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности: - принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения; - в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; - отправляет исполненную документацию по адресатам; - ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива; - обеспечивает удобный и быстрый поиск документов; - подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив; - принимает документы на подпись директора учреждения, проверяет правильность их составления и оформления; - обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; - выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя; - участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив; - в соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет; - подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного срока хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли; - ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; - следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности; - контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива; - выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива; - участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов; - принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.