Family office менеджер / Личный ассистент руководителя

Описание

LuckyGroup — международная компания, создающая и развивающая проекты и решения в сфере медиабаинга и партнёрского маркетинга. Ищем сильного Family office manager — человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя координацию личных и организационных задач.Это не классическая позиция секретаря или административного ассистента. Нам нужен самостоятельный управленец, который умеет организовывать процессы, координировать людей и подрядчиков, контролировать выполнение задач и выстраивать работающие регламенты. Чем предстоит заниматься: Координировать работу личного персонала и подрядчиков: ставить задачи, контролировать сроки и качество выполнения. Организовывать подбор и адаптацию личного персонала: водители, домашний персонал, помощники и др. Выстраивать и внедрять регламенты, инструкции, чек-листы и стандарты работы. Вести систему задач руководителя: фиксировать договорённости, контролировать дедлайны, инициировать follow-up и своевременно напоминать о важных вопросах. Решать нестандартные задачи «под ключ»: находить нужных специалистов, товары, услуги, организовывать сложную логистику и мероприятия. Собирать и анализировать информацию, сравнивать варианты и предлагать оптимальное решение с аргументацией. Вести переговоры с подрядчиками и поставщиками, добиваться лучших условий и оптимизировать расходы. Контролировать бюджеты, расходы и финансовую отчётность по порученным направлениям. Предлагать и реализовывать улучшения процессов, предотвращать проблемы до их возникновения. Выполнять личные поручения руководителя и обеспечивать высокий уровень сервиса. При необходимости сопровождать руководителя в поездках и командировках. Наши ожидания: Опыт работы личным ассистентом первого лица, Chief of Staff, project/operations manager или на аналогичной позиции с широким кругом ответственности. Опыт координации людей и подрядчиков, в том числе без прямого административного подчинения. Навык самостоятельного подбора персонала и проведения собеседований. Опыт разработки регламентов, инструкций и чек-листов с нуля. Сильные навыки планирования и управления большим количеством параллельных задач. Системность, внимательность к деталям и развитый навык follow-up. Умение самостоятельно искать информацию, анализировать варианты и принимать решения. Опыт переговоров и работы с подрядчиками. Ответственное отношение к финансам и конфиденциальной информации. Высокий уровень самостоятельности и готовность работать в режиме высокой динамики. Будет преимуществом: Опыт работы с личным персоналом и family office. Опыт управления проектами или операционными процессами. Английский язык на уровне от B2. Опыт международных командировок и организации поездок. Владение Notion, Asana, Todoist и другими task-management системами. Использование AI-инструментов для автоматизации и ускорения рабочих процессов. Что мы предлагаем: формат работы: remote + командировки; гибкий full-time график с плавающим распределением нагрузки; оформляем по ТК РФ и всё, что с этим связано.