Секретарь руководителя

Описание

Секретарь руководителя должен знать: - принципы и правила планирования рабочего времени; - методы постановки целей; - правила проведения деловых переговоров; - особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях); - правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений; - правила защиты конфиденциальной информации; - деловой протокол; - этику делового общения; - правила организации приема посетителей; - правила делового общения, делового этикета; - правила организации приемов в офисе; - правила сервировки чайного (кофейного) стола; - правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия; - общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения; - принципы, способы информирования сотрудников; - состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней; - нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления; - правила документационного обеспечения деятельности организации; - порядок работы с документами, схемы документооборота.

Обязанности

- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками. - согласование планов с планами и сроками работы руководителя. - подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя. - регистрация поступающих в приемную телефонных звонков. - перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам. - организация личного приема посетителей руководителем. - установление порядка приема для различных категорий посетителей. - документальное оформление решений руководителя. - доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя. - координация деятельности по исполнению решений руководителя. - ведение текущего и предупредительного контроля по срокам. - проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок. - предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя. - обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. - организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда. - организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями. - обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой. - составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). - печать служебных документов и материалов. - размножение служебных документов. - контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа). - получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов. - проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов. - учет документов, поступающих на имя руководителя. - создание и ведение базы данных документов руководителя. - ведение информационно-справочной работы. - формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения. - подготовка и передача дел в архив организации. - информирование работников организации о решениях руководителя. - организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации. - оповещение работников о предстоящих мероприятиях. - организация встреч трудового коллектива с руководством.