Секретарь офиса (с функцией помощника генерального директора)

Описание

Обязанности: Организационно-техническое обеспечение деятельности генерального директора и офиса (рабочее место, канцелярия) Подготовка документов на подпись и на рассмотрение генеральному директору; подготовка материалов, необходимых для работы генерального директора; Ведение календаря генерального директора; Выполнение личных поручений генерального директора и его семьи (при необходимости) Тревел-поддержка генерального директора (его семьи), сотрудников компании. Чай/ кофе, организация питания (в случае необходимости); Встреча гостей компании (организация трансфера, встреча в офисе, чай/кофе) Взаимодействие с БЦ (получении документов, подготовка пропусков на въезд, решение конфликтных ситуаций) Заказ канцелярии/воды/продуктов/кофе для офиса Поддержание офиса в надлежащем презентабельном виде (контроль уборки помещения службой БЦ, контроль замены ковриков, заказ чистки кулеров, кофемашин, ремонт при необходимости) Работа с курьерской службой (отправка и получение писем) Отправка и получение писем с Почты России Работа с компанией Мегафон (обеспечение связи для сотрудников компании: подключение необходимых тарифных опций и услуг с целью минимизации стоимости связи) Взаимодействие с бюро переводов (по запросу сотрудников компании) Подготовка корпоративных подарков на праздники для клиентов компании, сотрудников и их детей (23 февраля, 8 марта, Новый год, День Таможенника). Выполнение иных поручений по запросу. Требования: Высшее образование Аналогичный опыт работы от 1 года Знание и уверенное владение правилами делопроизводства. Грамотная устная и письменная речь. Знание правил делового общения (в связке руководитель-подчиненный). Знание английского языка для ведения деловой переписки и устного разговора (не ниже Upper). Опытный пользователь ПК и офисных программ Пунктуальность (рабочий день начинается в 9:00, окончание в 18:00. Обед плавающий – 1 час) Доброжелательность, спокойствие Возможность быть на связи во внерабочее время. Условия: Нормированный рабочий день с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу Оплачиваемый отпуск по ТК РФ (28 календарных дней) без привязки к графику отпусков Компенсация мобильной связи