Ведущий специалист по документообороту

Описание

О компании Институт системно-деятельностной педагогики Петерсон — ведущая российская организация дополнительного профессионального образования педагогов, оператор знаменитой системы математического образования Л.Г. Петерсон "Учусь учиться". Сопроводительное письмо Просим обязательно приложить небольшое сопроводительное письмо в свободной форме, из которого будет следовать, что с нашей стороны разумно рассмотреть Ваше резюме в первую очередь. О роли Мы ищем ведущего специалиста, который возьмёт в управление и администрирование бумажный и электронный документооборот. Нам нужен самостоятельный опытный человек, способный выстроить и обеспечить работу всей системы документооборота, поддерживать порядок в реестрах и архиве, а также быть надёжной точкой контакта для коллег, бухгалтерии и контрагентов. В работе сочетаются договорный документооборот, электронный и бумажный архив, первичные документы, сопровождение оплат, административное кадровое делопроизводство и администрирование мероприятий. Чем предстоит заниматься Первичная бухгалтерия: счета, акты, накладные, акты сверки и другие закрывающие документы. Необходимо будет получать и проверять документы от контрагентов в бумажном виде и через ЭДО, формировать полные комплекты на оплату, передавать их согласующим лицам и в бухгалтерию, а также отслеживать получение платёжных поручений и подтверждающих документов. Сопровождение расчётов с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми: готовить и проверять договоры и акты, передавать документы на оплату, получать чеки от самозанятых и передавать комплекты в бухгалтерию. Документооборот и ЭДО: полный цикл договорного документооборота, приказы, входящая /исходящая корреспонденция, согласование и подписание через ЭДО, контроль статусов. Обеспечение порядка в электронном архиве и хранении бумажных оригиналов. Сбор документов при приёме на работу и увольнении сотрудников, формирование и проверка личных дел, подготовка кадровых приказов по утверждённым шаблонам, ведение графика отпусков и организация безопасного хранения документов. Администрирование мероприятий: оформление документов по образовательным и выездным мероприятиям, работа с офертами на портале поставщиков, административное сопровождение, иные поручения при необходимости. Мы ожидаем Опыт работы от трёх лет в договорном документообороте, административных операциях, бэк-офисе или смежной функции. Вы самостоятельно вели документы не только на этапе регистрации, а от поступления запроса до подписания, включения в реестр, передачи в бухгалтерию и архивации. Вы уверенно работаете в Excel (подтвержденный высокий уровень), Битрикс24, СБИС/Saby (отправка и получение документов, контроль статусов, организация подписания с применением электронной подписи, взаимодействие с контрагентами по неподписанным документам). Вы уверенно работаете с договорами, дополнительными соглашениями, актами, счетами, накладными и закрывающими документами. Вы понимаете, как проверить реквизиты, полномочия подписанта, суммы и комплектность документов, а также как контролировать сроки согласования и подписания. Вы умеете вести реестры и журналы, организовывать электронный и бумажный архив, поддерживать понятную нумерацию документов и быстро находить нужный документ по реестру или структуре папок. Вы понимаете основы работы с первичными документами и оплатами: подготовку и проверку актов и счетов, сбор закрывающих документов, формирование комплектов на оплату и взаимодействие с бухгалтерией. Для нас важны грамотная деловая переписка, внимательность к деталям, системность, доброжелательная коммуникация и способность одновременно вести несколько задач без потери сроков и качества. Мы ждём от кандидата ответственности за операционный результат и умения вовремя сигнализировать о рисках или задержках. Будет преимуществом Преимуществом станет опыт работы в образовательной организации, EdTech, НКО, издательстве. Поскольку мы занимаемся развитием математического образования, хороший математический бэкграунд - огромный плюс. Также высоко оценим опыт разработки шаблонов, инфографики, инструкций, системы хранения документов, реестров и маршрутов согласования. Что мы предлагаем Работу над социально значимым проектом в сфере развития российского математического образования; Конкурентное вознаграждение (финальный оффер обсуждается по результатам собеседования); Профессиональную команду и культуру взаимоуважения и доверия Условия работы Локация: Офис в Москве, м. Белорусская. График: 5/2, 10:00-18:00. Испытательный срок: 3 месяца. Адаптация: Персональный план введения в должность совместно с исполнительным директором.