Бизнес-ассистент директора
Описание
О компании ZVEZDA Спецтехники занимается закупкой в Китае и продажей фронтальных погрузчиков и другой спецтехники собственных брендов по всей России. Директор компании непосредственно участвует в управлении бизнесом, закупках и ВЭД, маркетинге и финансах. Поэтому мы ищем бизнес-ассистента, который поможет систематизировать поток задач, контролировать договорённости и доводить важные вопросы до результата. Это не позиция секретаря и не работа только с календарём. Вы будете находиться в центре реальных бизнес-процессов и взаимодействовать с директором, руководителями подразделений, сотрудниками, китайскими партнёрами и подрядчиками. Главный результат работы Директор сосредоточен на ключевых решениях, а операционные вопросы находятся под контролем. поручения зафиксированы; ответственные и сроки определены; договорённости не теряются; информация для решений своевременно собрана; о рисках и задержках известно заранее; принятые решения доводятся до исполнения. Что нужно будет делать Задачи и контроль исполнения фиксировать поручения директора в Bitrix24; совместно с директором определять приоритеты, сроки и ожидаемый результат; фиксировать ответственных и контролировать выполнение задач; напоминать сотрудникам о договорённостях и получать актуальные статусы; заранее выявлять риски срыва сроков и предлагать варианты решения; готовить ежедневную краткую сводку и еженедельный отчёт по ключевым задачам. Коммуникации и встречи помогать разбирать входящий поток сообщений и запросов; собирать у сотрудников информацию, необходимую директору; готовить проекты писем, сообщений и ответов; организовывать встречи и рабочие созвоны; фиксировать принятые решения, ответственных и сроки; контролировать выполнение договорённостей после встреч; вести рабочий календарь и помогать выстраивать график директора. Работа с Китаем и закупками спецтехники вести рабочую переписку и общение с китайскими партнёрами по текущим вопросам; фиксировать договорённости и контролировать получение ответов от китайских партнёров; вести таблицы по заказам, оплатам, производству, логистике и поставкам; помогать выполнять предварительные расчёты себестоимости по утверждённым шаблонам; контролировать наличие договоров, счетов и сопроводительных документов; собирать актуальные статусы по закупаемой технике; координировать рабочие вопросы между директором, отделом ВЭД, китайскими партнёрами и другими участниками процесса. Документы, финансы и аналитика готовить реестры счетов и собирать документы для согласования платежей; взаимодействовать с бухгалтерией и ответственными сотрудниками; работать с договорами, счетами, УПД и ЭДО; собирать данные по расходам, оплатам и проектам; готовить сравнительные таблицы и краткие аналитические материалы; систематизировать рабочие документы и файлы директора; находить информацию, подрядчиков и возможные варианты решения задач. Маркетинг и проекты собирать статусы по маркетинговым задачам; контролировать сроки размещения материалов и объявлений; получать от ответственных сотрудников основные показатели и результаты; помогать директору координировать внутренние проекты компании; выполнять отдельные организационные поручения, связанные с работой, графиком и деловыми поездками директора. Кого мы ищем Нам подойдёт человек, который: имеет опыт работы ассистентом, координатором, администратором проектов или операционным менеджером от одного года; любит порядок и умеет создавать его в большом потоке информации; не теряется при большом количестве параллельных задач; умеет превращать устное поручение в понятную задачу с ответственным и сроком; не ждёт постоянных указаний и самостоятельно делает следующий разумный шаг; умеет вежливо, но настойчиво получать результат от участников процесса; заранее сообщает о проблемах, а не скрывает их до наступления срока; грамотно пишет и уверенно общается с разными людьми; внимателен к цифрам, документам и деталям; умеет работать с конфиденциальной информацией; способен быстро переключаться между задачами и сохранять приоритеты. Необходимые навыки уверенная работа с компьютером; Excel или Google Таблицы; Word и работа с электронными документами; деловая переписка; умение структурировать информацию; опыт работы с CRM или системами управления задачами. Опыт работы с Bitrix24 будет преимуществом. Также будут полезны базовый английский, опыт общения с иностранными партнёрами, работы с договорами, ВЭД, закупками, логистикой, Китаем или технической продукцией. Для переписки с китайскими партнёрами можно использовать современные переводчики и ИИ-инструменты. Знать спецтехнику на момент трудоустройства не обязательно. Мы поможем разобраться в продукте и внутренних процессах. Как будет выглядеть хороший результат через три месяца основные поручения директора ведутся через единую систему; у задач есть понятные ответственные, сроки и результаты; директор получает краткую ежедневную сводку по приоритетам; решения после встреч и переписки зафиксированы; нет просрочек, о которых директор узнаёт постфактум; статусы по закупкам техники, платежам и проектам можно быстро получить; рабочие документы организованы и легко находятся; директор тратит меньше времени на напоминания, поиск информации и ручной контроль. Что мы предлагаем работу напрямую с директором компании; погружение в управление бизнесом, ВЭД, закупки техники в Китае, логистику, маркетинг и финансы; реальные задачи и возможность влиять на результат; обучение продукту и внутренним процессам; перспективу развития в операционного или проектного менеджера; возможность получать дополнительные премии за участие в реализации значимых проектов; комфортный офис и оборудованное рабочее место; бесплатные обеды от корпоративного повара; стабильные выплаты два раза в месяц; основной график 5/2 с 09:00 до 18:00. Иногда могут возникать действительно срочные рабочие вопросы вне основного графика. Постоянная доступность в режиме 24/7 не предполагается. Доход и мотивация 85 000 ₽ на руки составляет фиксированный оклад. Дополнительно выплачивается ежемесячный KPI до 25 000 ₽ на руки. Максимальный регулярный доход составляет 110 000 ₽ на руки. Переменная часть не превышает 30% от фиксированного оклада и зависит от: качества ведения задач в Bitrix24; своевременного контроля сроков; заблаговременного информирования о рисках; подготовки ежедневных и еженедельных сводок; фиксации решений и договорённостей; порядка в документах и рабочих материалах. KPI не зависит напрямую от объёма продаж спецтехники. Дополнительно возможны разовые премии за успешную реализацию значимых проектов компании. Результат проекта, роль ассистента и размер премии согласовываются заранее. Проектные премии выплачиваются сверх регулярного ежемесячного дохода. Будем рады познакомиться с человеком, который умеет создавать порядок, брать ответственность и доводить задачи до результата.