Секретарь руководителя/делопроизводитель

Описание

Обязанности: Организовывать работу с посетителями в приёмной руководителя: вести предварительную запись, фиксировать цель визита, обеспечивать комфортное ожидание, при необходимости направлять к профильным специалистам. Осуществлять приём, первичную обработку, регистрацию, учёт и хранение входящей и исходящей корреспонденции; обеспечивать передачу документов в структурные подразделения по принадлежности. Подготавливать и отправлять письма, вести реестр почтовых отправлений, контролировать сроки и способы доставки. Принимать и распределять входящие телефонные звонки, фиксировать сообщения, при необходимости оперативно перенаправлять запросы ответственным лицам. Обрабатывать информацию, поступающую по телекоммуникационным каналам связи и электронной почте; своевременно доводить до сведения руководителя срочные и значимые сообщения. Участвовать в подготовке, разработке и оформлении проектов организационно-распорядительной документации, протоколов совещаний; обеспечивать их согласование и утверждение в установленном порядке. Организовывать хранение документов в приёмной руководителя в соответствии с номенклатурой дел и требованиями архивного хранения. Выполнять поручения руководителя, контролировать качество и сроки исполнения приказов и распоряжений, вести учёт и отчётность по исполнению поручений. Обеспечивать актуализацию информации на официальном сайте учреждения: своевременно публиковать локальные нормативные акты и иные обязательные к размещению документы. Требования: Опыт работы не менее 1 года. Высшее образование, средне-профессиональное образование. Знание основ делопроизводства. Приветствуется опыт работы на административной должности. Грамотная письменная и устная речь. Знание компьютера на уровне пользователя (Word, Excel, интернет). Навыки работы с оргтехникой (сканер, принтер, мини-АТС). Наличие прививок (корь, гепатит В, АДСМ, грипп). Условия: Оформление по ТК РФ. График работы 5/2 с 9.00 до 18.00, суббота, воскресенье-выходные дни.